Políticas de privacidad
Esta política describe cómo se trata la información personal en AppMFSolutions, plataforma de software para instituciones de educación, salud, asistencia y gestión general.
1. Quiénes somos
AppMFSolutions es un software como servicio (SaaS) que permite a cada organización utilizar módulos de gestión académica, clínica, financiera, de comunicación y administración. Los datos de cada institución se mantienen separados de los de las demás.
2. Alcance
Aplica a:
- El sitio y los portales de acceso de la plataforma.
- Las áreas de uso autenticado y los módulos contratados o habilitados por cada institución.
- Integraciones opcionales que la institución active (mensajería, facturación electrónica, medios de pago, herramientas de apoyo con inteligencia artificial, entre otras).
3. Responsable del tratamiento por institución
Cada institución que usa AppMFSolutions es, en la mayoría de los casos, la responsable del tratamiento de los datos de sus usuarios, estudiantes, pacientes, familias, empleados y contactos. AppMFSolutions actúa como encargado o proveedor tecnológico que aloja y procesa datos conforme a lo configurado y autorizado por cada institución.
Las políticas internas, consentimientos y finalidades específicas de cada institución (por ejemplo, historia clínica o datos de menores) son definidas y gestionadas por esa institución.
4. Datos que pueden tratarse
- Identificación y contacto: nombre, documento de identidad, correo, teléfono y dirección.
- Acceso al servicio: credenciales de acceso, perfil o rol asignado, vinculación a la institución, registros de sesión y de auditoría.
- Educación: aspirantes, matrículas, estudiantes, responsables, valoraciones y comunicados.
- Salud: pacientes, citas, historia clínica, evoluciones y, si la institución lo habilita, registros de sesión clínica (incluidos audio o transcripción cuando aplique).
- Finanzas: facturas, pagos, cartera, gastos y datos necesarios para facturación electrónica.
- Comunicaciones: mensajes y metadatos asociados a canales de mensajería cuando el módulo esté activo.
- Datos técnicos de operación: dirección IP, registros de error, información de sesión y preferencias técnicas necesarias para el funcionamiento del servicio.
5. Finalidades
- Prestar el servicio de la plataforma y los módulos contratados o habilitados.
- Autenticar usuarios y aplicar los permisos definidos por cada institución.
- Soportar procesos académicos, clínicos, financieros y de atención.
- Cumplir obligaciones legales aplicables (por ejemplo, facturación electrónica u otros reportes exigidos por norma).
- Mejorar la seguridad, el soporte y la estabilidad del sistema.
6. Separación de información entre instituciones
Cada institución opera sobre su propia información. Los usuarios solo deben acceder a los datos de las instituciones a las que estén autorizados. El personal de soporte de la plataforma puede intervenir en la administración de cuentas institucionales únicamente con fines de soporte, operación y gobierno del servicio, conforme a políticas internas y acuerdos con cada institución.
7. Cookies y preferencias técnicas
Se utilizan cookies o mecanismos equivalentes de almacenamiento local para autenticación, mantenimiento de sesión, identificación de la institución en uso y preferencias técnicas necesarias para el funcionamiento del servicio. No se emplean con fines de publicidad de terceros en el núcleo de la plataforma.
8. Encargados e integraciones
Según los módulos que active cada institución, la plataforma puede intercambiar información con proveedores externos de mensajería, facturación electrónica, medios de pago, correo electrónico e inteligencia artificial, siempre dentro de lo configurado y autorizado por la institución.
Esos terceros tratan los datos conforme a sus propias condiciones y a la configuración que la institución autorice.
9. Seguridad
- Controles de autenticación y autorización de usuarios.
- Protección de secretos e información sensible de configuración.
- Controles de acceso orientados a limitar la información a la institución autorizada.
- Registro de auditoría de acciones relevantes en procesos críticos.
Ningún sistema es 100 % invulnerable. Se aplican medidas razonables de seguridad y se recomienda a las instituciones usar contraseñas robustas, gestionar con cuidado las credenciales de integración y controlar los accesos de su personal.
10. Conservación
Los datos se conservan mientras la institución mantenga la relación contractual u operativa con el servicio y según las obligaciones legales que le resulten aplicables (por ejemplo, historia clínica, facturación o archivos de comunicación). La desactivación de un módulo o de un canal de comunicación no implica, por sí sola, la eliminación automática del historial u otros registros asociados, salvo que la institución lo solicite o la ley lo exija conforme a los procedimientos definidos.
11. Derechos de los titulares
Los titulares de datos pueden ejercer derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión u oposición según la normativa aplicable (por ejemplo, la Ley 1581 de 2012 en Colombia), preferentemente ante la institución responsable que administra su información. También pueden escribir a contacto@appmfsolutions.com para soporte técnico relacionado con la plataforma.
12. Menores de edad
En contextos educativos o de salud pueden tratarse datos de menores. La institución es responsable de obtener los consentimientos y autorizaciones de padres, madres o acudientes cuando la ley lo exija.
13. Datos de salud
La información clínica es sensible. Solo debe habilitarse y usarse por personal autorizado de la institución de salud, con medidas organizativas, técnicas y legales adecuadas. Las funciones adicionales de registro de sesión clínica (por ejemplo, audio o transcripción) son opcionales y quedan sujetas a la configuración y permisos definidos por la institución.
14. Cambios a esta política
Podemos actualizar este documento para reflejar cambios de producto o de marco legal. La fecha de actualización se indica al inicio. El uso continuado de la plataforma implica el conocimiento de la versión vigente.
15. Contacto
Correo: contacto@appmfsolutions.com
Sitio: appmfsolutions.com